脱ハンコが、
働き方改革を進める重要なテーマとして、
様々なアプローチが検討されています。
ハンコといえばどの企業でも、
どなたでも使ったことがある仕事道具だと思いますが、
もしかしたら将来、
ハンコがオフィスでほとんど見ないシーンが実現するかもしれません。
今回は、
ハンコ文化はなくならないのか、
デジタル化で廃止はいつ？について調べてみました。
ハンコ文化 なぜなくならない
新型コロナウイルスの流行により、
一時全国的にテレワークを実施する流れが日本国内でもありました。
働き方改革の一環で、
テレワーク制度や、
テレワーク実施のためのツール類の導入が進んでいたはずですが、
それでもこの事態の中紙文書の処理や押印のために、
出社をやむなくしなければならない「ハンコ問題」が話題になりました。
Adobeの調査によると、
テレワークを経験している500名に対するアンケートで、
約6割がテレワークでも出社を余儀なくされているという結果が出ています。
「ハンコを押す」行為は、
文書の取り交わしにおいて、
本当に本人（または代理人）が本人の意思に基づいて作成し、
同意した文書かどうかということを示すために使われています。
同意している人が本人であることを証明できれば、
偽造が難しい署名（手書きの記名）や、
双方が内容に同意したことが分かれば信頼性は劣るものの、
押印は本来必要ないと言われています。
このことからハンコは本人であることの証明、
同意を示す一手段にすぎないのですが、
本来の目的もさることながら、商習慣の意味合いが強くなり、
今ではあらゆる文書にまで対象が広がって、
習慣が根付いてしまっている状態であると言えるでしょう。
日本では署名の文化がほとんどなく、
署名でなくても苗字などのサインをするよりも、
シャチハタなどですぐに承認のしるしを残せるのは手間もかかりません。
署名の文化を普及させるのか、
あるいはハンコ以外に、
「本当に本人が作成したのか、同意しているのか」を証明でき、
かつ日本の商習慣に合った代替手段が模索されています。
ハンコ文化 デジタル化
ハンコ文化のメリットを見ていきましょう。
①生産性向上への貢献
脱ハンコの最も大きなメリットは、
「生産性向上への貢献」の一言で表すことができると思います。
日常の書類作成業務、承認依頼、承認業務はもちろん、
ペーパーレスが進めば保管・管理業務もなくすことができるのです。
しかし、
生産性はムダな業務がなくなっただけでは上がったとは言えません。
脱ハンコでムダな業務をなくす→その後、
本業に充てる時間が増え、その分残業を減らすことで初めて実現します。
②場所に囚われない働き方の実現
脱ハンコは働く場所からも私たちを解放してくれます。
ハンコ、そして押印された書類の保管・管理の観点から、
働く人がその場にいかなければなりません。
しかし、脱ハンコができれば場所に囚われず、
オンラインで意思決定ができ、どこからでも働けるようになります。
これまでテレワークの際には、
「テレワーク用」の仕事をまとめて持ち帰り、
取り組んでいたかもしれませんが、
今後はその必要はありません。
オフィスの業務を選ばずに遂行することができるのです。
人手不足は、日本の働き方改革に関わる大きな課題の一つです。
従来の働き方にこだわらないことで、
採用や従業員満足度にも良い影響をもたらすでしょう。
・ハンコ文化 デジタル化
デジタル化とハンコ文化を両立させるテクノロジーとして、
電子印鑑が考えられます。
デジタルの世界で押印できるようにすれば効率的ですし、
ハンコが必要な局面にも対応できるからです。
ハンコ文化 廃止
ハンコ文化は根強いものですが、
それを脱すればご紹介したようなメリットがあります。
では、
具体的に脱ハンコはどう進めればよいのかというと、
ワークフローを使った電子化がおすすめです。
※ワークフローとは、
業務についての一連のやりとりの流れのことを指します。
組織の中で行われる大抵の業務には、
「誰がどのようにスタートし、判断や処理をし、完了させるのか」
という流れが存在します。
ハンコ自体の電子化は、
現在いくつか提供されている電子署名サービス等でも実現できますが、
ワークフローシステムを使うと、
次のようなメリットがあります。
1.印影がつくのでハンコ文化自体は残しながら電子化できる
2.ハンコだけでなく書類の電子化（ペーパーレス）も同時に実現できる
3.申請や意思決定は全て保存される。
さらに過去の意思決定をすべて情報資産化できる
長年の習慣をなくし、
新しい習慣を作ることは働く人の心理面では抵抗があり、
設備面でも金額・リソース的なコストがハードルとなります。
しかし、
このままハンコ文化を続ければ、働く人の貴重な時間を奪い続け、
今後脱ハンコに成功した企業との企業競争力の差に直結します。
すでに脱ハンコに成功した先行企業は増えつつあります。
ということは脱ハンコできない最大の要因である、
社外取引先が対応できないという理由は今後なくなることになります。
ぜひこれを機に、脱ハンコを検討してみてはいかがでしょうか。
あとがき
デジタル化とハンコ文化の両立は、
しばらくの間、
日本のビジネスにおける課題であり続けるのではないでしょうか。
慣れ親しんでいるハンコを使い続けたいけど、
契約や合意プロセスを電子化したい、
という声を聞くことも少なくありません。
デジタル化や業務効率化を実現するためにも、
電子印鑑や電子署名の導入を検討してみてはいかがでしょう。